Come archiviare a norma le fatture
La conservazione sostitutiva serve ad archiviare a norma di legge i documenti elettronici, seguendo cioè determinati criteri per far si che i documenti così conservati abbiano e mantengano determinati requisiti.
Questo approccio vale anche per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche che per essere correttamente archiviate non basta semplicemente tenerle nel proprio computer o nella mail pec, come purtroppo erroneamente pensano molti professionisti un po’ sbadati.
Archiviare una fattura elettronica significa garantire che essa mantenga le sue informazioni intatte e protette nel tempo, ma anche che sia rintracciabile e consultabile in maniera semplice e sicura.
I requisiti per la conservazione sostitutiva
Per poter essere considerata a norma, la conservazione digitale a norma di un documento deve soddisfare 5 requisiti dettati dalla normativa vigente:
- Autenticità: il processo assicura che il documento conservato sia quello originale
- Integrità: il documento non può essere alterato dopo la sua conservazione
- Affidabilità: garantisce l’affidabilità delle informazioni contenute nel documento
- Leggibilità: il documento deve risultare interamente leggibile per tutta la durata della conservazione
- Reperibilità: Viene garantita la capacità di reperire il documento informatico per poter essere esibito in caso di controlli.
Chi deve conservare le fatture elettroniche? Per quanto tempo?
Le fatture elettroniche per la legge Italiana devono essere conservate sia dall’emittente che dal soggetto che le riceve, questo significa che vanno conservate sia le fatture del ciclo attivo che quelle del ciclo passivo.
Esistono poi delle casistiche in cui alcuni soggetti sono esonerati dalla conservazione delle fatture.
Tra essi troviamo, ad esempio:
- Lavoratori autonomi in regime forfettario
- Imprese che fatturano beni o servizi destinati a soggetti esteri
- I piccoli produttori agricoli, cioè con volume di affari inferiore a 7000 €
La normativa prevede anche che esserne esonerati non significa non poterlo fare, quindi anche questi soggetti possono fare una conservazione sostitutiva volontaria.
Per quel che riguarda le tempistiche, invece, le norme prevedono che la conservazione delle fatture elettroniche deve essere eseguita entro tre mesi dalla data della dichiarazione dei redditi, ovviamente in riferimento all’anno di imposta, e che vanno conservate per almeno 10 anni, così come sancito dall’articolo 2220 del Codice Civile.
Come si conserva una fattura elettronica?
Anche per il processo di conservazione la normativa vigente detta le linee guida, indicando 5 passaggi fondamentali.
Essi sono:
- Il file deve essere possibilmente in formato XML, cioè il file di partenza della fattura elettronica. In alternativa sono ammessi anche PDF, JPG, TXT.
- Alla fattura elettronica va posta una firma digitale.
- Il file deve essere indicizzato con tutti i suoi riferimenti (date, numero protocollo, altri codici identificativi).
- Le fatture elettroniche vanno conservate a lotti, facenti riferimento ad un determinato periodo.
- Ad ogni lotto di conservazione va marca temporale e firma digitale da parte del responsabile della conservazione.
Per quel che riguarda il primo punto, ovvero il formato digitale con cui si può conservare una fattura elettronica, gli altri formati ammessi devono comunque rispettare la caratteristica di autenticità rispetto all’originale, ed è necessario comunque conservare anche tutte le notifiche o ricevute del Sistema di Interscambio per il riconoscimento univoco del documento tramite chiave hash.
Per conservare una fattura elettronica, fortunatamente, quasi tutti i software usati per la loro emissione hanno la funzione di conservazione sostitutiva integrata. Questo automatismo agevola non di poco il contribuente ma bisogna comunque ricordarsi di delegare il gestore del servizio al ruolo di responsabile del servizio di conservazione. Da notare che questo ruolo non corrisponde al Responsabile della conservazione, che resta sempre un ruolo interno all’azienda.
Nel caso invece che il software di fatturazione non abbia questa funzione integrata si può comunque ricorrere ad un programma esterno o addirittura un software gestionale su misura, in modo da avere un workflow documentale completamente sotto controllo.
Conservare le fatture elettroniche tramite AdE
Esiste poi l’alternativa gratuita fornita direttamente dall’agenzia delle entrate, la quale permette di conservare le fatture a norma attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi“. Per poter aderire bisogna sottoscrivere una convenzione della durata di 3 anni e rinnovabile, e le fatture elettroniche vengono conservate per 15 anni.
Tutto così semplice?
NO, perché il servizio dell’Agenzia delle Entrate è appunto gratuito, e anche se valido ha delle limitazioni di cui tenere conto.
Ad esempio conservare le fatture al di fuori del proprio flusso documentale non permette una rapida consultazione dei documenti (possono passare anche mesi prima di vedere le fatture archiviate).
Inoltre sembra che il servizio supporti esclusivamente il formato XML e non conserva le notifiche.
Per avere un maggior controllo sulle fatture conservate la soluzione migliore è sempre quella di dotarsi di un software apposito che se integrato nella piattaforma di gestione documentale già presente in azienda va a migliorare l’intero flusso, con documenti sempre a portata di mano, consultabili velocemente e gestiti tramite associazioni logiche come ad esempio l’anagrafica del cliente o del fornitore.